こんにちは、もらった書類を捨てられない091です。
整理していると、6年前に通っていた長女の保育園の書類が出てきてげんなりしました。
本日は、ものを捨てられない方のための書類整理の方法について。
まさに私なのですが、いつか見返すかも、、、と思って大体の書類を取っておいてしまいます。
それではスペースがいくらあっても整わないので、一念発起して書類を整理することにしました。
数年来の書類を片付けます！
この記事はこんな方におすすめです▼
書類整理の理想はコレ！
まずは、書類整理の理想系を考えてみます。
こうなりたい！という希望でもあります。
理想①｜家の中に持ち込まない
まずは、そもそも書類を増やさない方法。
美術館や旅先のパンフレットは記念に持って帰ってしまう私です。
そういったものに限って、記念だから捨てられないという悪循環。
日常的に届くチラシや手紙なども、一度机に置くとしばらくそのまま放置してしまうクセもあります。
なので、心がけたいのはこちらの三つ▼
- 「ご自由にお取りください」をもらわない
：どうしても必要なら写真に撮る - 届いたものはどこかに置く前にゴミ箱に捨てる
：不要なものは、すぐに捨てる！ - データでもらえるものはデータにする
：Web明細等をフル活用！
所有している時間が長くなると捨てにくくなるのは今までの経験からわかってきたので、そもそも持つ前に捨てることを徹底したいと思います。
理想②｜見ない書類を処分する
続いて、入ってきてしまった書類を処分する方法です。
もう必要ない運動会や遠足のお知らせなど、もう不要なのに来年の役に立つかも、と残してしまっている私です。
他にも取扱説明書は見ても最初だけだったりするのに、ほぼ100%残してしまっているのも悪いクセ。
最近は使い方がわからなくてもネットで調べるとほぼ解決するのに、なぜか捨てられません。
こちらを徹底したいと思います▼
- 期限切れの書類は処分する
：終わった行事のお知らせは処分！ - 取扱説明書はwebで見られるなら処分する
：家電はほぼ見られるはず - 残したいならデータ化する
：見返すことを考えたら、データの方が良いはず
現在一番の困りごとは、見ない書類の処分なのでこれを機に一気にデータ化したいと目論んでいます。
理想③｜定期的に見直せる工夫をする
最後は、リバウンドさせない方法。
一度仕組みを作ったらあとは継続するだけなのに、仕組みの作り方が悪いと書類がどんどん溜まります。
見た目重視はNGです！（過去の私）
こんな感じが取り組みやすいと思います▼
- 一年単位で更新される書類（ローンとか保険とか）
：届いたタイミングで見直し - 学校関連の書類
：長期休みに整理、年度の終わりに処分 - 期限がない書類
：枠を決めて、あふれたら処分
今後入ってくる書類は頑張ってコントロールするとして、今ある書類をなんとかしたいと思います。
書類整理の現実と教訓
理想を考えたところで、現実を見てみたいと思います。
教訓①｜形から入っても使えない
我が家の今までの書類管理は、ペーパーホルダーに書類を分類して、ファイルボックスに入れる方法。
一昔前に（今も？）もてはやされた方法で、ファイルボックスが余っていたこともあり、ペーパーホルダーを買い足して7年くらい前からこの方式で管理していました。
確かに検索しやすくて見た目も良いのですが、「さっと収納」ができません！
「ファイルボックスを引き出して、ペーパーホルダーを探して、取り出して、ペーパーホルダーに挟み、ファイルボックスに入れて、しまう」という単純な作業なのにめんどくさくて、ファイルボックスの上に積んでしまっている状態でした。
教訓としては、「書類には種類がある」と認識すること。
ざっくり分けると以下の通り▼
【ずっと保管が必要な書類】
- 契約関係の書類（保険契約・住宅取得時の書類など）
- マイナンバー関連の書類
- 資格の認定書 など
【月・年単位で増える書類】
- 公共料金（ガス、電気、水道など）の領収書
- 保険更新・ローン返済・確定拠出年金などの定期的なお知らせ
- 年賀状 など
【日々増える書類】
- 子どもの学校や塾からのお知らせの書類
- 子どもが描いた絵や習字作品など
- 自治体や地域のお知らせの書類 など
【脈絡のない書類】
- 生活家電などの保証書や取扱説明書
- 医療費の領収書
- ふるさと納税関連の書類
- パンフレットやチケット
- 日記や旅行の記録
- 割引券やクーポンなど など
それぞれに合わせた整理方法にしないと、使いずらくて余計に散らかってしまいます。
ペーパーホルダー形式は脈絡なく増える「管理が必要」な書類には向かず、「ずっと保管が必要なもの」と、「月・年単位で増える書類」に向きの整理方法だと実感しました。
教訓②｜環境が変わると破綻する
ペーパーホルダー形式でも、幼稚園時代まではどうにかやりくりできました。
でも、小学生になって書類が増えると一気に破綻。
何が違うかというと、プリントの量でした。
- 学校から保護者向けのプリント
- 子どもの学習プリント・テスト
- 子どもの制作物
以上のものが、1日平均5枚くらい届きます。
長女の小学校は宿題もプリントなので、余計に多いのかもしれません。
（しかも時期はバラバラに返却される）
一時置き場も決めていなかったので置いた場所すらわからなくなり、必要な書類も探し出せないことが多々発生しました。
環境の変化についていけない仕組みになっていたので、見直しが必要になりました。
今は、学校関連の書類は無印良品の仕切りファイルで管理しています▼
教訓③｜取扱説明書は見返さない
もともと取説はファイリングしても見ないと思ったので、IKEAの「ISTAD イスタード」（プラスチックバッグ）にドサっと入れて保管しています▼
でもこの箱を開ける時は、新しい取説をしまう時。
保管したものは一回も見返していません。
なので、持っている取扱説明書がWebで見れることを確認したら、とっとと処分したいと思います。
保証書が一体になっている場合もあるので、それだけは期限までは保管することにします。
書類整理の仕組みづくり
理想と教訓を把握したところで、今できる方法を考えてみます。
今できるのは、とにかく仕組みをつくること。
一度仕組みづくりに失敗していますが、とりあえずもう一度考えてみます。
①｜ファイリング方法を決める
入れる場所を作っておかないと片付かないので、まずはファイリング方法を決めます。
今持っているものを使いたいので、無印良品のシリーズを使うことにしました▼
【基本】
- 紙箱
：もらったらまず入れる「とりあえずボックス」 - ペーパーホルダー
：保管が必要な書類
月・年単位で増える書類
しばらく保管したい書類（保育園入園にい必要な書類など） - クリアファイル
：一時的に保管したい書類（自治体からのお知らせなど） - ポリプロピレン仕切りファイル
：日々増える学校関連の書類
【必要に応じて】
- クリップボード
：提出期限がある書類
毎日見る書類 - IKEAの「ISTAD イスタード」（プラスチックバック）
：取扱説明書（Web化目標！）
以上のファイリンググッズを、使いやすいところに置くことにします。
紙箱と仕切りファイルは本棚にそのまま、ペーパーホルダーとクリアファイルはファイルボックスに入れて本棚に、クリップボードは階段に貼り付けることにしました。
②｜行動を決める
今後入ってくる書類を増やさないために、毎日〜年単位まで、やるべきことを決めたいと思います。
- 毎日
：「とりあえずボックス」に入れる
※提出期限があるものは、もらった日に書く - たまに
：学校関連書類は仕切りファイルに分類し、プリント類はまとめる。
保管書類はペーパーホルダーかクリアファイルに入れてファイルボックスへ。 - 長期休み
：学校関連書類をメインに整理する - 年度末
：不必要な書類を処分する
毎日整理するのは無理だと悟ったので、日々箱に入れられたらOKと、緩い基準にしておきます。
たまにスイッチが入るので、その時にわかりやすく収納。
その後は、定期的に管理していきたいと思います。
③｜今ある書類を整理する
実は一番難しいのが、今ある書類の整理です。
捨てられない病の私なので、今回を機に、気合を入れてデータ化したいと思います。
- 残す書類の基準は、スキャンしてまで残したいか否か。
- 理想は今持っている25個（！）ファイルボックスを、本棚2段分の14個まで減らすこと。
年賀状から古い書類まで、家中の書類をかき集めてまずはスキャンの下準備をしたいと思います。
数が膨大なので、スキャナをレンタルするか、レンタルスペースでスキャンするかを検討中。
近々実行したいと思っています。
あとがき
以上、まだまだ整ってない書類整理のお話でした。
でも仕組みは作れたと思うので、それに合わせて整理するのみ！
理想の姿を目指して整理を続けます。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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